La dificultad de calcular la huella de carbono de un evento no está en el momento de echar cuentas, sino en todo lo anterior: determinar qué se va a medir, obtener del recinto, del catering y del montador las cifras de su parte, y sostener esa disciplina durante los meses que dura el proyecto.
De ahí que tantos informes de impacto acaben resolviéndose con una estimación bien presentada. No por falta de conocimientos, sino porque la recogida de información no se ejecutó de la manera correcta.
En esta página explicamos nuestro procedimiento: qué se mide, de dónde procede cada cifra y en qué puntos se concentran las dificultades. Con esta información, cualquier organización puede abordarlo por su cuenta; y quien prefiera encargárnoslo, sabrá exactamente qué está contratando.
Cada elemento de un evento deja una huella. La cuestión es si alguien la registró.
Archivo Tower Bridge
Qué se mide
La huella de carbono de un evento comprende la totalidad del CO2 emitido para que ese evento se celebre. Se expresa en kilogramos o toneladas de CO2 equivalente, una unidad que agrupa los distintos gases en función de su capacidad de calentamiento.
Se ordena en tres alcances:
Alcance 1
Lo que quemas túGeneradores, furgonetas propias, cocina de gas
Alcance 2
La electricidad que comprasEl consumo del recinto
Alcance 3
Todo lo demásViajes, hoteles, catering, montaje, residuos
Alcance 2
Alcance 3
En un evento, el alcance 3 concentra la mayor parte de las emisiones. Es también el que con más frecuencia se omite, ya que obliga a solicitar información a terceros.
Los ocho datos que necesitas
Con estos ocho datos se obtiene la huella completa de un evento.
Cuánta gente vino
Presenciales y en línea, contabilizados por separado. Los presenciales constituyen el denominador de todo el cálculo: sin esa cifra no puede expresarse el resultado en kilogramos de CO2 por asistente.
De dónde venían
Provincia o país de origen y medio de transporte empleado. Es el dato de mayor peso de los ocho.
Fuente: isla, organismo sectorial británico de eventos.
Entre ambos conceptos suman más de la mitad. Se resuelve al principio del proyecto: bastan dos preguntas en el formulario de inscripción —provincia de origen y medio de transporte— para sustituir una estimación por un dato.
Los viajes del equipo y de los proveedores
Incluidos los de montaje y desmontaje, habitualmente más numerosos de lo que se recuerda al cerrar el proyecto.
Noches de hotel
Número y categoría.
La energía del recinto
kWh consumidos durante el montaje, el evento y el desmontaje. Si se emplea generador, litros y tipo de combustible. Conviene solicitarlo por escrito al contratar el espacio.
El catering
Comensales servidos y, sobre todo, número de menús de cada tipo: carne, pescado, vegetariano y vegano. Es el factor que más condiciona esta partida. Se registra asimismo el destino de los excedentes y su tratamiento.
Materiales
Qué elementos se fabricaron para la ocasión, cuáles se alquilaron y cuáles procedían de un uso anterior. Un stand de nueva producción y uno reutilizado no presentan el mismo impacto ambiental.
Residuos
Kilogramos por fracción, tratamiento aplicado y gestor autorizado que se hizo cargo de su retirada.
De dónde salen los números
El factor de emisión es el coeficiente por el que se multiplica el consumo registrado.
Ejemplo correspondiente al gasóleo B7 de automoción. Cada combustible, cada kWh y cada fracción de residuo dispone de su propio coeficiente.
Aplicamos los factores oficiales del MITECO. Se publican anualmente y son de acceso público, de modo que cualquier tercero puede partir del consumo registrado, aplicar el coeficiente publicado y obtener el mismo resultado. Cuando los factores proceden de una herramienta comercial cerrada, esa comprobación no es posible, circunstancia que conviene tener presente ante una eventual auditoría.
Un detalle que hay que tener muy presente: el consumo eléctrico
El factor de emisión de la electricidad depende de la comercializadora contratada.
0
kg CO₂e por kWh
Cuando la comercializadora acredita que la totalidad de la energía suministrada cuenta con garantía de origen renovable.
Mix
sin garantías de origen
En caso contrario se aplica el coeficiente del «mix sin garantías de origen», sensiblemente superior.
Un informe del que se puede responder línea por línea.
Un método que se sostiene
Cada cifra de nuestros informes cuenta con un documento que la respalda: la factura de energía del recinto, la lectura del contador, el listado de inscripción, el albarán del gestor de residuos o el parte del servicio de catering. Ninguna procede de un promedio genérico ni de una plantilla, sino del evento concreto.
Antes
Se decide qué se mideQué información se necesita, quién la solicita y en qué documento se cursa.
Durante
Se recoge sobre la marchaFacturas, lecturas, listados y albaranes, a medida que se generan.
Al cierre
Se documenta todoOrigen de cada dato y procedimiento seguido hasta la cifra final.
Aplicamos los factores de emisión oficiales del Ministerio y documentamos el origen de cada dato y el procedimiento seguido hasta obtenerlo. El resultado es una cifra reproducible: recorriendo el mismo camino se llega exactamente al mismo número.
Es un método exigente: requiere solicitar la información en plazo, reclamarla a cada proveedor y documentarla a medida que se genera. Esa disciplina es precisamente lo que aporta trabajar con una agencia certificada en ISO 20121. El resultado es un informe del que se puede responder línea por línea.
Cómo trabajamos
Calculamos la huella de los eventos que organizamos con los factores del MITECO, dentro de un sistema de gestión certificado en ISO 20121, y entregamos al cierre un informe con el desglose por partida y la identificación del origen de cada cifra.
El mismo procedimiento se aplica de puertas adentro: medimos la huella de la propia agencia con idénticos factores y método. Nos parece el requisito mínimo antes de proponérselo a un cliente.
Haz una primera estimación tú mismo
Disponemos de una calculadora pública que incorpora los factores del MITECO y ofrece una cifra aproximada en un par de minutos.
Se trata de una estimación, no de una huella auditable. Para ello es necesario un estudio pormenorizado del cálculo.
Preguntas que nos hacen siempre
¿Es obligatorio?
No. La inscripción de la huella de un evento en el registro oficial es voluntaria. Ahora bien, si se inscribe un evento de más de 1.500 asistentes, la verificación por entidad acreditada sí resulta obligatoria. Y si la empresa organizadora reporta su huella, las emisiones del evento forman parte de su alcance 3.
¿Y si el evento ya pasó?
Puede reconstruirse parcialmente a partir de lo que dejó constancia documental —facturas de energía, albaranes, listados de inscripción— y estimarse el resto. Sirve como punto de partida, pero no supera una verificación.
¿Compensar no es lo mismo?
No. La compensación consiste en financiar la absorción de emisiones ya producidas; la reducción, en no producirlas. El orden correcto es medir, reducir en la medida de lo posible y compensar únicamente el remanente, indicando con claridad la magnitud de cada concepto.
¿Cuánto trabajo supone para mi equipo?
Poco, y concentrado en momentos concretos. La solicitud de datos al recinto, al catering y al montador corre de nuestra cuenta, que es donde reside el grueso del trabajo. De la organización necesitamos dos preguntas añadidas al formulario de inscripción y una persona de contacto a la que poder dirigirnos. El resto queda integrado en la propia producción del evento.
¿Quiere saber qué haría falta en su caso?
Escríbanos y le indicaremos qué datos conviene empezar a recoger, quién los tiene y en qué momento solicitarlos. Sin compromiso y sin presentación de agencia.
Agencia de eventos certificada en ISO 20121 · Madrid · Las Palmas de Gran Canaria