Eventos de más de 1.500 personas: ¿de verdad hay que medir la huella?

Si está preparando un congreso o una convención de unas dos mil personas, es probable que se lo haya preguntado. La respuesta corta es esta:

Su empresa, en cambio, puede estar obligada

Desde 2025, las grandes empresas en España tienen que calcular y publicar su huella de carbono. Se consideran grandes las que tienen más de 250 empleados y, además, más de 20 millones de euros en activo o más de 40 millones de facturación. El primer ejercicio que hay que calcular es 2025, y se presenta en 2026.

Esa obligación cubre las emisiones directas de la empresa y las de la energía que consume, los llamados alcances 1 y 2. Las del resto de su cadena de valor, el alcance 3, donde entran los viajes de los empleados, los proveedores o la logística, son por ahora voluntarias según el real decreto. Pero cada vez se piden más, ya sea por parte de clientes e inversores o por las normas europeas de información de sostenibilidad (CSRD), que sí exigen informar del alcance 3 a las empresas que entran en su ámbito. Y una convención de 2.000 personas entra de lleno ahí.

Dicho de otro modo: si su empresa informa de su alcance 3, las emisiones de su evento acabarán en el informe de sostenibilidad de la compañía, se hayan medido o no. Lo que cambia es la calidad de la cifra: datos reales recogidos durante el evento o una estimación hecha deprisa, meses después, por alguien que no estuvo allí.

En algunos pliegos ya aparece una frase como esta:

«El proveedor facilitará los datos de impacto ambiental del servicio.»

Si está en el suyo, tendrá que entregar esos datos, y eso no se resuelve el día del cierre: hay que prepararlo antes de que empiece el evento.

Dónde sí hay una obligación directa

Hay dos casos concretos en los que sí:

Una cifra que tiene que revisar un auditor no se puede reconstruir a posteriori. Terminado el congreso, no basta con reunir las facturas que alguien haya guardado: o los datos se recogieron durante el evento, o no existen.

Por qué la cifra de 1.500 personas le acabará afectando

Aunque hoy no obligue a medir, desde marzo de 2025 «gran evento» significa oficialmente más de 1.500 asistentes presenciales. Es una cifra pública, y es fácil que acabe en la política de compras de una multinacional, en el pliego de un patrocinador, en los criterios de adjudicación de un cliente o en la lista de comprobación de un departamento de sostenibilidad.

Cómo lo hacemos en Tower Bridge

Calculamos la huella de los eventos que organizamos con los factores oficiales del Ministerio y, al cerrar, entregamos un informe de impacto. Lo hacemos dentro de un sistema de gestión certificado en ISO 20121, la norma internacional de gestión sostenible de eventos, que revisa un auditor externo.

Lo planteamos así porque el día que le pidan esa cifra a su empresa, tenerla ya recogida le ahorrará mucho trabajo. Y porque hay algo que no tiene arreglo: los datos de un evento que ya ha pasado no se pueden recuperar. Cuánta electricidad consumió el recinto, de dónde llegaron los asistentes, cuántos kilos de residuos se generaron o cuántos menús vegetarianos se sirvieron: si nadie lo pidió a tiempo, nadie lo anotó.

Tres preguntas antes de su próximo evento grande

1. ¿Va a pasar de 1.500 personas presenciales?

   Entonces ya está en la categoría que nombra la norma. Le recomendamos trabajarlo como si contara, porque es muy probable que acabe contando.

2. ¿Su empresa publica su huella de carbono?

   Si es así y la huella incluye el alcance 3, esas emisiones acabarán en su informe, y siempre es mejor que vayan medidas que estimadas por alguien que no estuvo.

3. ¿Quién va a pedir los datos a los proveedores, y cuándo?

   Es la que más pesa. La buena respuesta es una persona con nombre y apellidos, y antes de que empiece el evento.