Eventos de más de 1.500 personas: ¿de verdad hay que medir la huella?

Si estás montando un congreso de dos mil personas, esto te interesa. Vamos a resolverlo en un minuto.

Tu empresa sí está obligada

Y tu evento va dentro.

Desde 2025, las empresas grandes en España tienen que calcular y publicar su huella de carbono. Grandes significa: más de 250 empleados y, además, más de 20 millones de euros en activo o más de 40 de facturación. El primer año que hay que reportar es 2025, y se entrega en 2026.

Esa huella no son solo las oficinas y los coches. Incluye lo que se llama alcance 3: todo lo que la empresa provoca aunque lo haga otro por ella. Los viajes de los empleados, los proveedores, la logística.

Y una convención de 2.000 personas es exactamente eso.

Traducido: si tu empresa está en ese grupo, las emisiones de tu evento van a acabar en el informe de sostenibilidad de tu compañía, las hayas medido o no. La diferencia es si van con un número bueno, calculado con datos reales, o con una estimación hecha deprisa por alguien de otro departamento que no estuvo allí.

Por eso cada vez aparece más esta frase en los pliegos:

«El proveedor facilitará los datos de impacto ambiental del servicio.»

Conviene leerla con tiempo. Si esa línea está en el pliego, los datos hay que entregarlos, y eso no se resuelve el día del cierre: se prepara antes de que el evento empiece.

Dónde sí hay obligación directa

Dos sitios concretos, por si te tocan.

Y ahí viene el detalle importante: un número verificable no se fabrica después. No puedes acabar el congreso, rebuscar entre las facturas que alguien guardó y montar una huella que aguante a un auditor. O los datos se recogieron, o no están.

Por qué la cifra de 1.500 va a acabar afectándote

Aunque hoy no obligue.

Desde marzo de 2025, «gran evento» significa oficialmente más de 1.500 asistentes presenciales. Esa cifra ya existe y es pública. En la política de compras de una multinacional. En el pliego de un patrocinador. En el criterio de adjudicación de un cliente. En la checklist del departamento de sostenibilidad.

Qué hacemos nosotros

En Tower Bridge calculamos la huella de los eventos que organizamos con los factores oficiales del Ministerio, y entregamos un informe de impacto al cerrar. Todo dentro de un sistema de gestión certificado en ISO 20121, que es la norma internacional de eventos sostenibles y se audita de verdad.

Lo hacemos porque el día que a tu empresa le pidan ese número, tenerlo ya recogido o empezar a buscarlo es mucho trabajo de diferencia. Y porque hay algo que no tiene arreglo: los datos de un evento que ya pasó, no están. Cuánta luz gastó el recinto, de dónde venía la gente, cuántos kilos de residuo se generaron, cuántos menús vegetarianos se sirvieron. Si no se pidió a tiempo, nadie lo apuntó.

Tres preguntas antes de tu próximo evento grande

1. ¿Va a pasar de 1.500 personas presenciales?

   Entonces ya estás en la categoría que la ley nombra. Trabájalo como si contara, porque va a contar.

2. ¿Tu empresa publica huella de carbono?

   Si la respuesta es sí, esas emisiones acaban en tu informe. Mejor medidas que estimadas por alguien que no estuvo.

3. ¿Quién va a pedir los datos a los proveedores, y cuándo?

   Esta es la que decide todo. La respuesta buena es: una persona con nombre y apellidos, y antes del evento.